Lär dig hur du skriver det perfekta receptionist-CV:t

En receptionist är ofta den första kontaktpunkten hos ett företag och måste därför representera sin arbetsgivare på bästa möjliga sätt. Vill du landa ett jobb som receptionist måste du kunna visa upp dina förmågor för kundservice och färdigheter som receptionist på ett sätt som fångar rekryterare och arbetsgivares uppmärksamhet. För detta finns det inget bättre sätt att göra det på än genom att skapa ett iögonfallande och vinnande receptionist-CV. 

För vill du få komma på intervju gäller det också att på bästa sätt visa upp din passion för service genom att rada upp alla dina erfarenheter och kunskaper på ditt CV innan du skickar in det. 

I denna artikel kommer vi visa dig hur du med värme och entusiasm bäst lyfter fram dina färdigheter, kunskaper och styrkor som receptionist. Läser du till slutet får du dessutom se ett exempel på ett receptionist-CV för att du enklare ska förstå precis hur det bör se ut när du skriver ett.

Behöver du hjälp med att skriva ett riktigt bra CV?

Kom igång idag!

Börja med att planera ditt CV

För att bäst lyckas sammanställa ett vinnande receptionist-CV krävs det först en hel del planering i förväg – så se till att du avsätter nog med tid för detta. 

Du bör se på det hela som ett projekt där du så tydligt och exakt som möjligt berättar om dig själv i skriftlig form, på ett sätt som gör att arbetsgivaren snabbt kan se vad du har att erbjuda – även om de bara skummar igenom det.

Kärnan för varje bra skräddarsytt CV är ett master-CV – ett omfattande dokument innehållandes all din utbildning, dina färdigheter och arbetshistoria.

Ditt master-CV måste: 

• Flyta på bra, vara logiskt och enkelt att läsa.

• Endast innehålla vanligt, svart teckensnitt mot en vit bakgrund.

• Vara felfritt, helt utan stavfel, särskrivning eller dålig formatering.

• Vara organiserat, tydligt och professionellt med lämpligt radavstånd.

• Börja med ditt senaste eller nuvarande jobb och sen arbeta sig bakåt till ditt första.

• Lista utbildning och kvalifikationer på samma sätt.

• Inkludera både mjuka och hårda färdigheter.

• Inkludera korrekt referensinformation för varje jobb eller roll du innehavt.  

Ta dig därför tid när du skriver ditt master-CV och se till så att ingen information utelämnas – detta CV utgör grunden för alla dina framtida jobbansökningar. På så vis kan CV:t också vara så långt som det behöver vara, så var inte rädd för att vara så detaljerad som möjligt. 

Inkludera varje jobbtitel, allt ansvar du haft och eventuella prestationer du lyckats med i varje enskild roll. Detta kommer såklart att vara tidskrävande, men är en otroligt viktig del att utföra för att lyckas. 

När du skriver ditt master-CV bör du också göra kopior på alla dina relevanta kvalifikationer, utmärkelser, referensbrev och annan viktig dokumentation. Spara sen allt tillsammans i en säker fil tillsammans med ditt CV och förvara dem sen på ett ställe där du alltid enkelt kan komma åt dem. 

Inkludera dina receptionistfärdigheter 

Vilka färdigheter som efterfrågas och förväntas av receptionister varierar från en bransch till bransch. Dock finns det alltid en mängd olika, gemensamma kärnkompetenser som du alltid bör lista och se till så att du har med på CV:t.

Var därför noga med att se till så att du får med alla dina kompetenser när du sammanställer ditt CV. Lista alla dina färdigheter, hårda som mjuka och även om du bara använde dem under en begränsad period av din karriär eller då du hoppade mellan olika branscher. Mjuka färdigheter är kanske inte alltid så uppenbara för dig eftersom du använder dem dagligen – så tänk alltid lite extra på dessa. 

Ta dig därför tid med alla dina tidigare roller och ta reda på vad det är du har gjort, vilka ansvar du haft och vilka färdigheter som är överförbara till den nya rollen du söker.

Mjuka färdigheter

Här är några viktiga mjuka färdigheter som en receptionist behöver: 

• Förmåga att anpassa sig: Att kunna klara av varierande och ofta snabbt föränderliga situationer. 

• Empati: Förmågan att förstå sig på andras känslor och synvinklar. 

• Självkontroll: Möjligheten att förbli lugn och sansad i utmanande och föränderliga situationer. 

• Tålamod: Förmågan att veta när man ska avvakta, när man ska ge svar på tal och när man ska vidta åtgärder.

• Effektivt lyssnande: Lyssna för att förstå och låta den som prata förstå att du lyssnar på dem.  

• Positivt språk: Använda optimistiskt och uppmuntrande språk för att minska negativitet och vinna kunders förtroende.

• Tydlig kommunikation: Vidarebefordra information på ett enkelt och lättbegripligt sätt.

• Ta ansvar: Se till att lösa problem, oavsett vem som är ansvarig.

• Mångsysslare: Förmågan att hålla flera bollar i luften samtidigt utan att tappa fokus.  

• Stresstålig: Måste kunna ge god service även i stressiga situationer.

Hårda färdigheter

Teknisk eller hårda färdigheter kommer att variera en del beroende på bransch, men i stort kommer du att behöva följande när du söker jobb som receptionist:

• Erfarenhet av att arbeta med specifika program och system.

• Kunskap om företagets produkter och tjänster.

• Kunskap om alla medarbetare på kontoret och vilka avdelningar de arbetar på.

• Särskilda språkkunskaper.

• Ha koll på vem som befinner sig på kontoret 

• Grundläggande information om marknadsföringskampanjer och erbjudanden.

Personlig profil kontra profilsammanfattning

Du behöver ingen fullständig personlig profil för att skriva ett vinnande receptionist-CV – dock kommer du att behöva skriva någon form av profilsammanfattning för att inkludera i början på alla dina skräddarsydda CV:n.

Du kan såklart skriva en generell sammanfattning och sen anpassa den efter flera liknande jobb – men vår rekommendation är fortfarande att du skriver om din sammanfattning varje gång det gått en längre tid mellan dina jobbansökningar. 

Nedan följer några exempel på profilsammanfattningar för olika kunskaps- och kompetensnivåer. Genom att göra vissa ord och fraser fetstilta kan du direkt berätta för arbetsgivaren vilken information som är mest relevant för det de letar efter.

Vad är skillnaden mellan en profilsammanfattning och en personlig profil? 

En profilsammanfattning är en kort presentation i början på ditt CV, medan en personlig profil är en längre, separat presentation av dig själv och dina erfarenheter. 

En profilsammanfattning är vanligtvis inte längre än 100 ord medan en personlig profil i regel är mellan 500 och 1000 ord. 

Profilsammanfattningar kan ibland också kallas "översikt", "professionell  sammanfattning", "kompetens/kvalifikationssammanfattning" eller "professionell bio".

Vilken av dessa bör jag använda?

Ska du söka mer professionella, lednings-, chefs- och specialistroller är det alltid fördelaktigt att skriva en fullständig personlig profil. Dessa kan även vara bra att skriva då man letar efter positioner på forskarutbildningar och praktikplatser. 

Värt att nämna är dock att så gott som alla typer av CV:n kan dra nytta av en kort profilsammanfattning i början, eftersom det ger läsaren insikt i vem du är innan de läser ditt CV. 

Detta är anledningen till att det är viktigt att du tar dig tiden att skriva en profilsammanfattning eller personlig profil och att du alltid ser till att skriva dem specifikt för jobben du söker. På så vis ger du dig själv en bättre möjlighet att sticka ut från andra ansökandes CV:n eftersom ni i regel alla kommer att ha liknande kvalifikationer och arbetslivserfarenheter. 

Vad bör jag säga i min profilsammanfattning?

Även om en profilsammanfattning är kort måste den fortfarande vara relevant för läsaren. Utgå därför från jobbannonsen och inkludera all din erfarenhet, hårda och mjuka färdigheter, antal år inom yrket eller studier samt alla nyckelord du kan identifiera från annonsen. Här gäller det att matcha din sammanfattning med arbetsgivarens krav så mycket som möjligt. 

Tänk därför på dessa punkter: 

• Jobbtiteln 

• Framhäv dina kunskaper 

• Inkludera antal år du jobbat och/eller studerat 

• Framhäv både viktiga mjuka och hårda färdigheter 

• Matcha det med arbetsgivarens krav 

En personlig profil måste innehålla exakt samma detaljer som finns i din profilsammanfattning, men sen även utökas ytterligare för att arbetsgivare bättre ska förstå vem du är, dina erfarenheter och vilka färdigheter du har. Detta ger dig också möjligheten att lyfta fram viktig information som till exempel varför du valt en specifik typ av karriär eller varför du funderar på att byta karriär.

Ta dig också tid att matcha ditt personliga uttalande med arbetsgivarens krav så mycket som möjligt.

Oavsett vilken information du väljer att inkludera, se till att båda texterna har en vänlig och optimistisk ton eftersom det du skriver ner är det första intrycket potentiella arbetsgivare får av dig. 

Så här använder du ditt master-CV för att skriva ett receptionist-CV 

När ditt master-CV väl är klart är det dags för dig att börja söka jobb och med detta också börja skicka ut anpassade CV:n där du också säkerställer att du inte utelämnar några viktiga detaljer från ditt master-CV. 

Nedan hittar du några bra regler att följa för att skapa det bästa, skräddarsydda receptionist-CV:t: 

När du ser ett jobb du vill söka bör du läsa igenom annonsen noggrant och notera de viktigaste kraven. Oftast använder arbetsgivare nyckelord i arbetsbeskrivningen för att sortera bland sina olika ansökningar.

Denna sortering är ett sätt att hitta de mest lämpliga sökande bland de som egentligen bara letar jobb på måfå och för att göra detta använder rekryterare och arbetsgivare också olika nyckelord och poängsättningar. Om ditt CV för receptionistjobb hamnar med "alla andra" kommer du heller inte att höra ett ord mer än ett artigt standardmeddelande som ”tack, men nej tack”.

Det bästa sättet att identifiera nyckelord i en jobbannons är att titta på rollbeskrivningen och de arbetsuppgifter du förväntas utföra och sedan direkt leta efter ord som stämmer in på dig. Ska du till exempel söka jobb som hotellreceptionist kan det vara bra att leta efter andra relaterande jobbtitlar bland nyckelorden, såsom pensionat-, bed and breakfast-, stugby- eller camping-receptionist. 

CV-exempel receptionist

Ladda ner detta exempel på receptionist-CV som PDF

När du tittar på denna CV-mall kan du se hur Elsa lyfter fram sina många års erfarenhet redan i inledningen. Hon berättar för läsaren att hon jobbat i tillverkningsindustrin och att hon arbetar bra under press. I synnerhet nämner Elsa kundservice och service två separata gånger, vilket indikerar att det är där hennes fokus ligger. Hon valde den professionella Harvard-mallen i svart. Denna mall kan användas både med och utan foto för att sticka ut.

Sammanfattning gällande receptionist-CV 

Det är nu helt upp till dig att lyckas landa ditt drömjobb och med våra tips kommer du komma mycket längre – mycket snabbare.

Se på hela processen som att tiden du lägger ner på ditt CV idag, får du också tillbaka i gengäld. Personer som inte vill lägga de där extra timmarna på sitt CV får också svårare att kamma hem drömjobbet. Att spendera tid på att planera och sammanställa ett master-CV i förväg bör likställas med att investera i din framtid.

Här är de viktigaste punkterna för att skriva ett perfekt CV för en receptionist: 

• Spendera tid på att skapa ett omfattande master-CV.

• Spara sen ner ditt master-CV och alla andra, relevanta dokument i en säker och lättillgänglig mapp.

• Läs platsannonsen noggrant och välj ut passande nyckelord att inkludera på ditt anpassade CV.

• Skriv ihop ett sammanfattande CV från ditt master-CV och inkludera då endast information som är relevant för jobbet.

• Skriv en positiv profilsammanfattning på CV:t med fokus på jobbkraven.

När du skickar in din ansökan: 

• Skicka alltid ditt skräddarsydda CV och personliga brev i PDF-format

• Inkludera aldrig några referenser i din ansökan, annat än om det inte anges som nödvändigt. 

• Kontrollera att dina kontaktuppgifter är enkla att hitta på CV:t.

• Skicka inga andra dokument än de som angetts som väsentliga.

Vanliga frågor om CV för receptionister

Är du intresserad av en karriär som receptionist eller funderar du på att ändra din karriär i den riktningen? 

Vi besvarar några av dina mest angelägna frågor: 

Vad är ett master-CV för receptionister och hur använder jag det? 

Ett master-CV för receptionister är en sammanställning av din högsta nivå av skolgång, vidareutbildning och arbetslivserfarenhet från första jobbet fram till din nuvarande eller senaste anställning. Ditt master-CV ska innehålla all din arbetslivserfarenhet och skolgång för att du sen enkelt ska kunna bygga varje individuellt CV, specifikt för varje tjänst.

Varför bör man skapa ett master-CV som receptionist?

Den huvudsakliga anledningen till att skapa ett master-CV är för att spara tid och för att du alltid ska presentera dig på bästa möjliga sätt vid varje jobbansökan. När du har all korrekt information sparad på ett och samma ställe behöver du sen aldrig skriva om det igen. Allt som krävs är att du uppdaterar ditt CV en gång per år för att göra det enklare för dig när det är dags att söka jobb igen.

När behöver jag inkludera referensinformation?

Din referensinformation bör endast skickas till rekryteraren eller arbetsgivaren på begäran. Inkludera aldrig referensinformationen direkt när du först svarar på en jobbannons. 

Om en rekryterare till exempel kontaktar dig för en intervju kan de ibland be om referenser och då ska du givetvis ge dem dessa ifall du har några. Om de däremot inte frågar om referenser bör du bara låta det vara. I annat fall kan din ansökan misslyckas i detta skede. Den anställande chefen eller rekryteraren kan även föredra att be om referenser i ett senare skede under anställningsprocessen. 

Varför bör jag inte skicka referensinformation i förväg?

Om du inkluderar referensinformation i förväg kan detta leda till att du utsätter både dig och referensen för risker. 

För det första innebär detta att du delar någons personuppgifter med personer du inte vet något om. Detta lämnar referenserna i riskzonen om deras uppgifter hamnar i fel händer.

För det andra kan mindre seriösa rekryterare välja att kontakta dina referenser innan de ens kontaktat dig. Även om detta såklart är en orättvis praxis så är det inte mycket du kan göra åt saken ifall du gav dem uppgifterna självmant. 

Slutligen ska det också sägas att om din referens får ett samtal från rekryteraren som de inte förväntat sig kanske de inte svarar när det ringer. Utöver det kan det också hända att referensen är dåligt förberedd om det inte är redo för ditt samtal och att de då på grund av detta kan glömma att berätta viktiga detaljer om dig, vilket i sin tur ger dig en dålig referens. 

När du söker jobb är det därför alltid bäst att du kontaktar dina referenser i förväg för att se till så att de fortfarande är villiga att vara referenser åt dig. Det kan även vara bra att påminna dem om viktiga detaljer, samt vilka egenskaper och erfarenheter som är mest relevanta att prata om för jobbet du söker. Det kan nämligen vara svårt för din referens att komma ihåg datum, arbetsansvar och andra viktiga detaljer när det gått några år sedan din senaste anställning så genom att upprepa dessa hjälper du dina referenser att enklare gå i god för dig och ge dig bästa möjliga uppbackning. 

Bör jag inkludera hobbyer och intressen på mitt CV?

Om du ska inkludera hobbyer och intressen på ett CV eller i en personlig sammanfattning bör du alltid se till att endast nämna de som är relevanta för jobbet. Undvik på så vis även irrelevanta medlemskap och personliga prestationer. 

Ett bra exempel på ett relevant intresse om du söker jobb som receptionist skulle till exempel kunna vara att du debatterar och talar offentligt som medlem i Toastmasters International. Ett annat intresse som kan vara relevant är ifall du på fritiden håller på att lära dig ett nytt språk eller gillar att fotografera och redigera bilder.

Både språk och fotoredigering skulle kunna komma väl till pass i rollen som receptionist då man ofta stöter på många olika typer av människor som talar olika språk och behöver du uppdatera företagets sociala medier med bilder du tagit och redigerat kommer dessa kunskaper även väl till pass.

Du kan läsa mer här om du vill lära dig om hur du kan imponera på potentiella arbetsgivare med dina språkkunskaper. 

Vad behöver jag för utbildning för att jobba som receptionist? 

För att jobba som receptionist krävs det i regel i alla fall ett slutfört gymnasiebetyg och beroende på rollens utförande kan det potentiellt även krävas en högre studienivå. Det finns även specifika utbildningar för receptionister och man kan bland annat läsa yrkesutbildning eller på Komvux för att utbilda sig till receptionist. 

Behöver jag ytterligare färdigheter? 

Gymnasieutbildning är oftast tillräckligt för de flesta receptionistroller och många företag är även villiga att utbilda receptionister medan de arbetar.  

Det krävs dock oftast viss datorkunskap och sen även en vilja att förbättra dina dator- och kommunikationsförmågor. 

Det finns även olika kurser som erbjuder flera olika nivåer av färdigheter och utbildning. Många av dessa kan även utföras online. 

Har du nyligen tagit studenten och vill söka jobb som receptionist utan mycket erfarenhet kan du först lära dig mer om detta för att se hur du skriver CV med begränsad eller ingen yrkeserfarenhet.

Finns det olika specialistområden inom receptionistyrket?

Alla företag med kunder behöver en vänlig röst som välkomnar kunder via telefon och en välkomnande personlighet för att ta emot dem när de kommer på besök.

Olika branscher behöver dock även vissa specifika typer av personligheter.

Till exempel måste en receptionist inom vårdbranschen vara omtänksam och ha gott om empati, medan en som jobbar i en hotellreceptionist måste vara professionell och vänlig. När det sen kommer till ställen inom skönhets-, musik- och underhållningsindustrin vill de istället ha livliga och utbildade receptionister. 

Att specialisera sig inom en specifik bransch innebär att du har större produktkunskap och att du förstår dina kunders behov bättre. Du kan också vara mer produktiv i en bransch som mat har din personlighet och dina intressen. Det är dock inte nödvändigt att specialisera sig om du är en relativt anpassningsbar person. 

Vill du dock bli en välbetald receptionist bör du fokusera på dina färdigheter inom kundservice, kommunikation, professionalism och effektivitet.

Finns det någon karriärutveckling inom receptionistyrket? 

Som ny receptionist börjar man oftast som assisterande receptionist på grundnivå, för att sedan jobba sig uppåt och hantera receptionen mer och mer självständigt. 

Beroende på bransch och om du har, eller är villig att få, ytterligare färdigheter och kunskaper kan du sen även gå vidare till att arbeta som sekreterare, personlig assistent eller PR-konsult. 

Hur kommer jag igång med att skriva mitt receptionist-CV? 

Innan du skriver din första ansökan bör du först börja med att kompilera ditt master-CV för rollen som receptionist, så att du inte slösar tid på att söka jobb när du väl ser relevanta annonser.

Om du precis har avslutat skolan eller funderar på ett karriärbyte kan du kontakta större företag direkt eftersom de är mer benägna att erbjuda utbildning. I annat fall kan du alltid ansöka om ett jobb när du hittar en jobbannons som du tror kan passa dig.

Även om en personlig profil vanligtvis inte är ett krav för denna typ av roll kan det vara en bra idé att motivera ditt karriärval när du har liten eller ingen tidigare erfarenhet.

Skriv ditt nya receptionist-CV idag

• Professionella mallar
• Iögonfallande designer
• Stick ut i mängden bland ansökande
• Bli upptäckt av rekryterare

Kom igång direkt!